Nuntă, concert, conferință, festival și risc de anulare

În R. Moldova avem din ce în ce mai multe nunți mari, concerte, festivaluri, conferințe, târguri și evenimente corporate. Bugetele pentru astfel de evenimente ajung ușor la zeci sau sute de mii de lei, iar un singur incident neprevăzut poate anula totul sau poate genera pierderi uriașe pentru organizator, locație sau sponsori.

Asigurarea de evenimente este soluția profesională prin care organizatorul își protejează investiția, bugetul și reputația. 
În multe țări, asigurarea pentru evenimente include două blocuri principale:

• asigurare de anulare sau amânare eveniment
• asigurare de răspundere civilă a organizatorului și, la nevoie, asigurare pentru echipamente și decor și accidente ale participanților. 

În continuare explicăm, pe înțelesul tuturor, cum funcționează aceste asigurări în contextul R. Moldova și de ce este important să colaborezi cu un broker profesionist precum Insurance ING Broker SRL.

1. Ce este asigurarea de evenimente

Asigurarea de evenimente - este o poliță care protejează organizatorul, beneficiarul sau finanțatorul unui eveniment împotriva pierderilor financiare cauzate de:

• anularea sau amânarea evenimentului din motive neprevăzute
• producerea de pagube materiale sau vătămări corporale unor terți în timpul evenimentului
• avarierea sau furtul echipamentelor, decorului și logisticii folosite
• unele costuri suplimentare necesare pentru a salva sau reprograma evenimentul. 

Poate fi încheiată pentru:

• nunți și evenimente private
• concerte, festivaluri, spectacole
• conferințe, seminare, traininguri, lansări de produse
• târguri, expoziții, evenimente sportive, evenimente outdoor.

2. Tipuri de evenimente acoperite

2.1. Asigurare pentru nuntă și evenimente private

Pentru o nuntă sau un botez cu buget mare, riscurile sunt reale:

• mirele sau mireasa se îmbolnăvește grav înainte de eveniment
• localul este afectat de un incendiu sau o inundație cu câteva zile înainte
• un membru apropiat al familiei moare sau ajunge în spital, iar nunta se amână
• furnizorul principal de catering sau formația anulează în ultimul moment. 

O poliță de asigurare nuntă poate acoperi:

• cheltuieli pierdute cu chiria localului, avansul către fotograf, DJ, trupă, decor
• costuri suplimentare pentru reprogramarea evenimentului
• răspunderea civilă pentru incidente în care sunt implicați invitații (de exemplu, cineva alunecă pe ringul de dans, se accidentează și cere despăgubiri).

2.2. Asigurare pentru concerte, festivaluri și spectacole

Organizatorii de concerte și festivaluri se confruntă cu riscuri mult mai mari:

• vreme extremă care obligă la anularea evenimentului outdoor
• artistul principal nu poate ajunge (boală, grevă la transport, anulare zbor)
• autoritățile retrag autorizația din motive de securitate sau de ordine publică
• echipamente de sunet, lumini și scenă sunt avariate sau furate
• în mulțime apar incidente cu participanți răniți sau bunuri deteriorate. 

Asigurarea de evenimente pentru sectorul entertainment poate include:

• acoperirea pierderilor financiare din anulare sau amânare
• răspundere civilă față de participanți și terți
• acoperire pentru echipamente, scenă, instalații.

2.3. Asigurare pentru conferințe, expoziții, târguri și evenimente corporate

Pentru evenimente de business (conferințe, expoziții, târguri, team building, lansări de produs) riscurile sunt în special:

• anularea evenimentului din motive medicale, de securitate sau logistice
• imposibilitatea speakerilor cheie de a participa
• avarierea echipamentelor IT, standurilor sau materialelor promoționale
• accidente în rândul invitaților, sponsorilor sau expozanților.

Asigurarea de evenimente pentru zona corporate este tot mai importantă în R. Moldova, mai ales pentru companiile care au standarde internaționale de conformitate și riscuri reputaționale ridicate.

3. Ce riscuri acoperă asigurarea de evenimente

În funcție de nevoile clientului, polița poate conține una sau mai multe secțiuni:

3.1. Asigurare de anulare sau amânare eveniment

Acoperă pierderile financiare suferite dacă evenimentul nu poate avea loc sau trebuie amânat dintr-o cauză acoperită, de exemplu:

• boală gravă sau deces al organizatorului sau al unei persoane esențiale
• calamități naturale (furtună severă, inundație, cutremur) care fac imposibilă desfășurarea evenimentului
• incendiu sau avarii majore la locație înainte de eveniment
• interdicții ale autorităților sau probleme de securitate care nu puteau fi prevedute la momentul planificării. 

Se pot despăgubi:

• chiria locației, avansuri la furnizori, costuri de promovare pierdute
• cheltuieli suplimentare pentru reprogramare sau relocare.

3.2. Asigurare de răspundere civilă a organizatorului

Acoperă despăgubirile pe care organizatorul trebuie să le plătească dacă, în timpul evenimentului:

• un participant se accidentează (cade un element de decor, alunecă pe o suprafață umedă etc.)
• sunt avariate bunurile locației (pereți, instalații, mobilier)
• sunt produse daune bunurilor personale ale invitaților (telefon, cameră foto etc.). 

Această secțiune este esențială pentru:

• agenții de evenimente
• organizatori de concerte și festivaluri
• hoteluri și restaurante care găzduiesc frecvent evenimente
• companii care organizează conferințe și expoziții.

3.3. Asigurare pentru echipamente, decor și logistică

Acoperă pagubele aduse:

• echipamentelor de sunet, lumini, scenă, generatoare
• decorului, standurilor, corturilor, structurilor temporare
• echipamentelor IT (laptopuri, ecrane LED, proiectoare).

Riscuri tipice:

• furt, vandalism, incendiu
• avarii în timpul montării sau demontării
• distrugere datorată fenomenelor atmosferice violente.

3.4. Asigurare de accidente pentru participanți și staff

Opțional, se poate include:

• asigurare de accidente pentru echipa tehnică, voluntari, staff
• acoperire pentru participanți (mai ales la evenimente sportive sau activități cu risc, cum ar fi competiții outdoor).

Se pot acoperi:

• invaliditate permanentă, deces prin accident
• cheltuieli medicale urgent necesare.

4. Ce NU acoperă de obicei asigurarea de evenimente

Excluderile standard (care pot varia în funcție de asigurător):

• evenimente sau probleme cunoscute la data încheierii poliței (de exemplu, organizatorul știe deja că nu are toate autorizațiile)
• anularea din motive pur financiare sau lipsă de vânzare bilete
• anulări din cauză că organizatorul „se răzgândește”
• pagube cauzate de neglijență gravă sau intenție a organizatorului
• evenimente interzise de lege sau fără autorizațiile necesare
• unele riscuri de război, terorism, pandemii pot fi excluse sau acoperite doar cu clauze speciale. 

De aceea este important ca fiecare client să discute concret condițiile poliței cu un broker specializat.

5. Cine are nevoie de asigurare de evenimente în Moldova

Produsul este relevant pentru toate entitățile care organizează sau găzduiesc evenimente:

• Agenții de organizare nunți și evenimente private
• Organizatori de concerte, festivaluri, spectacole
• Hoteluri, restaurante, pensiuni și săli de evenimente
• Companii care organizează conferințe, traininguri, lansări de produse, teambuilding
• Asociații profesionale, ONG uri, universități, camere de comerț
• Organizatori de târguri, expoziții, evenimente sportive sau culturale.

Pe o piață în dezvoltare ca R. Moldova, organizatorii mari, dar și companiile responsabile, încep să trateze asigurarea evenimentelor ca pe un standard minim de profesionalism, la fel cum în alte țări nu poți închiria o arenă sau un centru expozițional fără dovada unei polițe de răspundere.

6. Exemple practice de situații

Exemplu 1 - Nuntă anulată din motive medicale

Un cuplu rezervă o sală în Chișinău, plătește avans la local, fotograf, muzică, decor. Cu 5 zile înainte, mireasa are o problemă medicală gravă și medicul interzice evenimentul.

• Fără asigurare: avansurile sunt pierdute, o parte din furnizori nu returnează banii.
• Cu asigurare de anulare nuntă: polița poate acoperi cheltuielile pierdute și costurile reprogramării, în limitele stabilite.

Exemplu 2 - Concert în aer liber lovit de furtună

Organizatorul unui festival muzical în aer liber investește în scenă, lumini, sunet. În ziua evenimentului, o furtună puternică forțează închiderea festivalului din motive de siguranță.

• Polița de anulare eveniment poate acoperi pierderile financiare ale organizatorului (cheltuieli deja efectuate, costuri suplimentare pentru reprogramare).
• Polița de răspundere civilă îl protejează dacă cineva se accidentează în urma prăbușirii temporare a unui element de decor.

Exemplu 3 - Conferință corporativă cu echipament deteriorat

O companie organizează o conferință cu echipamente audio video închiriate și standuri expoziționale. O defecțiune la rețea produce scurtcircuit și avariază o parte din echipamente.

• Asigurarea pentru echipamente și decor poate acoperi costul reparațiilor sau înlocuirii, evitând un conflict cu firma de închirieri.

7. Cum se calculează prima de asigurare pentru evenimente

Primele sunt întotdeauna personalizate și depind de mai mulți factori:

• tipul evenimentului (nuntă, concert, festival, conferință)
• locația (interior sau exterior, în oraș sau zonă izolată)
• durata și perioada anului
• numărul estimat de participanți
• suma asigurată și tipurile de acoperiri alese (anulare, răspundere civilă, echipamente, accidente etc.)
• istoricul organizatorului (dacă a mai avut evenimente fără incidente).

La nivel internațional, pentru evenimente mici și medii, primele pot porni de la câteva sute de lei și pot ajunge la câteva mii sau zeci de mii de lei pentru evenimente mari cu bugete ridicate. 

În R. Moldova, prețul se construiește în funcție de condițiile pieței locale, dar logica este aceeași: cu cât bugetul și riscul sunt mai mari, cu atât este mai importantă polița și cu atât suma asigurată este mai mare.

8. Avantaje și dezavantaje pentru client

Avantaje

• Protecție financiară - nu mai riști să pierzi integral bugetul evenimentului din cauza unei situații neprevăzute
• Imagine și profesionalism - partenerii, sponsorii și participanții privesc altfel un organizator care are asigurare
• Condiție contractuala - tot mai multe locații, furnizori sau parteneri internaționali cer dovada unei polițe de răspundere pentru evenimente
• Liniște și control - știi că, dacă ceva nu merge bine, ai un plan B financiar.

Dezavantaje și limitări

• există un cost suplimentar (prima de asigurare) care trebuie bugetat
• polița are excluderi și condiții, deci nu acoperă orice situație
• este important să lucrezi cu un broker care îți explică clar ce este inclus și ce nu.

9. Rolul Insurance ING Broker SRL în asigurarea de evenimente

Insurance ING Broker SRL este un broker de asigurare și reasigurare din R. Moldova, cu peste 19 ani de experiență în:

• asigurări corporate și specializate
• plasarea riscurilor complexe în reasigurare internațională la reasigurători cu rating A+, A, A-, BBB+, BBB-
• consilierea clienților corporativi și a organizatorilor de evenimente, inclusiv proiecte cu componentă internațională.

Pe piața locală, lucrăm cu cei mai importanți asigurători din R. Moldova:

• Moldasig VIG SA
• Grawe Carat Asigurări SA
• Donaris VIG SA
• Asterra Grup SA
• Acord Grup SA
• Moldcargo SA

și alți parteneri, astfel încât clienții noștri să poată compara într-un singur loc ofertă, condiții și preț.

Prin platforma easigurari.com:

• poți solicita rapid o ofertă de asigurare evenimente pentru nuntă, concert, conferință, festival sau eveniment corporate
• poți discuta cu un consultant ING Broker care îți explică exact ce acoperiri îți trebuie (anulare, răspundere civilă, echipamente, accidente)
• poți integra asigurarea în bugetul evenimentului ca un cost calculat, nu ca o surpriză neplăcută după un incident.

10. De ce să alegi ING Broker pentru asigurarea de evenimente

• suntem independenți - nu reprezentăm un singur asigurător, ci interesele clientului
• cunoaștem atât piața Moldovei, cât și standardele internaționale aplicate la festivaluri, conferințe și evenimente mari
• putem structura polițe complexe, cu acoperiri multiple, inclusiv pentru proiecte finanțate din granturi, fonduri europene sau parteneriate internaționale
• te ajutăm nu doar la vânzare, ci și în caz de daună, în comunicarea cu asigurătorul și, dacă este cazul, cu reasigurătorii.

Concluzie

Asigurarea de evenimente nu este un lux, ci o necesitate într-o economie în care tot mai multe proiecte se construiesc în jurul unor evenimente bine organizate. Fie că vorbim despre o nuntă importantă în familie, un festival cu mii de participanți sau o conferință în care compania ta își lansează un nou produs, un incident neprevăzut poate transforma un succes planificat într-un eșec costisitor.

Cu o poliță corect setată și cu un partener profesionist precum Insurance ING Broker SRL, transformi acest risc într-un cost controlat și îți protejezi investiția, brandul și relația cu partenerii.

Vrei să discuți despre asigurarea evenimentului tău?
Contactează echipa ING Broker:

• Web: easigurari.com
• E mail: ingbroker@ingbroker.md
• Telefon: +373 69 526 003

Noi ne ocupăm de riscuri, ca tu să te poți ocupa liniștit de eveniment.